残業代を不当に稼ごうとする社員や、部下にサービス残業を強いる上司は、会社に大きな損害を与えるリスクがあるため放置するわけにはいきません。
企業経営者や監査担当者にとって、残業時間の改ざんや不正請求、残業代不払いが起こらないようなチェック体制を作ることが急務です。
この記事では、残業代のトラブルへの対策や、残業時間の改ざんやデータ削除の調査におけるデジタルフォレンジックの有効性について解説します。
従業員による残業代の不正請求
仕事をするフリをしてネットサーフィンやSNSで勤務時間を潰し、終業時刻になってから「仕事が終わらない」とぼやきつつ、その日の業務をだらだらとおこなう社員はいないでしょうか。
あるいは、仕事が定時に終わっているにもかかわらず、会社のパソコンで私用のメールチェックなどをして30分ほど過ごし、タイムカードを押す時間を故意に遅らせる社員もいるかもしれません。
これらの行為は両方とも、労務管理の観点からいえば問題があります。
まず、勤務時間を無意味に過ごしている社員は、職務専念義務違反や企業秩序義務違反の可能性があります。
職務専念義務は、就業時間中は使用者の職務命令に従って業務に専念することを意味します。
やるべき仕事を放置して業務と関係のないことをしていれば、咎められるのもしかたのないことです。
終業後に職場に居座りプライベートのためにパソコンを使っていれば、上司から注意を受けるのも当然でしょう。
就業規則で明確に規定し、必要であれば処分をおこなうのが社内秩序を保つのに効果的です。
しかし、それ以上に問題なのは、残業時間をごまかして残業代を不正請求しようとしているところです。
嘘の労働時間を申告して本来もらうはずのない報酬を得ようとする行為は、金品を会社からだまし取るのに等しく、刑法第246条第1項の詐欺罪に該当する可能性があります。
悪質なのは、勤怠管理システムに不正アクセスで入り込み、データを改ざんして残業時間を水増しするケースです。
改ざんをチェックする手段を持たなければ、社内監査をいくら厳しくおこなっていても発見するのは難しいでしょう。
これらの不当請求が発生しないように、経営者や監査担当者は社内チェックの強化方法を考えなければなりません。
上司の残業時間の改ざんによる残業代不払い
遠方の支店など経営幹部の目が届かないところでは、上司の命令で残業時間を過少申告するなどのブラック環境が作られていることがあります。
放置すれば大きな労務問題に発展するリスクが高く、早急に対応しなければなりません。
上司のパワーハラスメント問題として訴訟を起こされたり、労働基準監督署への告発がなされたりする可能性があるからです。
そして、残業代の未払い請求を従業員が一斉におこなえば、会社の資金繰りが苦しくなるおそれもあるでしょう。
実際に上司にサービス残業を強要され続けた若い従業員が、証拠をかき集めて弁護士に相談し、本社幹部に直談判をした事例もあります。
世間に公表しないことと労働基準監督署へ通報しないことを条件に、不払い分の残業代以上の慰謝料を得て示談しました。
この上司は監査が入る前に、従業員に対する指示メールや改ざんの証拠になる書類などのデータ削除をおこなっていたために、発覚を免れていました。
しかし、その若い従業員は、スマートフォンで上司の命令を音声で録音したり、指示メールを保存していたりしたのです。
もし、監査の段階で上司のPC調査を入念におこなっていれば、もっと早い段階で残業代の未払いを察知して、リスク回避ができていたかもしれません。
残業時間の改ざんやデータ削除の解析はデジタルフォレンジックで可能！
残業時間を改ざんした不当請求や、残業代の不払いを監査で明らかにすることはできないのでしょうか。
通常の監査方法でも見つけられることはありますが、PCで偽装工作をしている場合には、はっきりとした証拠をつかむのは難しいものです。
データ削除や閲覧履歴の消去など、PC調査で発覚しないように証拠隠滅がなされているときは、デジタルフォレンジックの技術が役に立ちます。
デジタルフォレンジックはPCの内蔵ハードディスクを解析して、削除されたデータを復元することが可能です。
操作ログをたどれば、残業時間の改ざんをおこなったこともわかります。
毎月、社内の残業代にかかる経費をチェックし、社員の残業状況や残業時間との間に不自然な点がないか確認しましょう。
繁忙期でもないのに残業時間が増えたり、社員が残っているようなのに残業代が発生していなかったりしたときは、残業時間の改ざんがないか調べるべきです。
何かあるはずなのに何も証拠が見つからないなら、証拠隠滅がおこなわれた可能性があります。
デジタルフォレンジックによるPC調査に踏み切ってください。
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